Управлението на договорите във всяка организация е важен елемент на съвременното управление. Програмната система АКСТЪР ДОГОВОРИ има за задача да изгради и управлява база от данни, съдържаща информация за договорите, в които организацията е възложител или е изпълнител. Системата осигурява и допълнителна функционалност, която подпомага управлението на групи от договори, свързани с един проект. Системата може да управлява и дейности, предшестващи сключването на договора (напр. обществени поръчки).
По-важните процеси, които системата АКСТЪР ДОГОВОРИ автоматизира, са посочени на схемата:
Основните данни, които системата управлява, са:
Данни за договор: Кратко описание; Номер; Статус – номенклатура; Собственик/Отговорник – потребител на системата; Предмет на договора – свободен текст; Гаранция за изпълнение; Забележки – свободен текст; Друг номер – текст; Дата на подписване; Контрагент/и – има поддръжка на договори с повече от две страни по договора; Дружество – ако организацията има свързани/дъщерни дружества, с кое дружество е сключен договорът и др.; Анекси – информация кога е сключен анексът, по какви причини, както и всички изменения в клаузите на договора.
Данни за етапи и дейности по изпълнението на договора: Наименование на етап; Краен срок; Напомняне (в дни) – за известяване на отговорника за наближаване на краен срок; Дата на завършване; Дейности – Наименование на дейност; Брой; Мерна единица.; Единична цена; Цена общо; Отстъпка; Етап на извършване.
Плащания по договора: Вид плащане – от номенклатура; Описание – свободен текст; Падеж; Дата на плащане; Напомняне (в дни) – за известяване на отговорника за предстоящо плащане; Стойност и др.; Статус – Планирано, Очаква изплащане или Платено; Фактура – връзка към получена/изпратена фактура и др.
Метрики за оценка на качеството на изпълнение – метриките дават количествено изражение на качеството на изпълнение на договора. Всяка метрика има списък от Целеви метрики и списък от Постигнати метрики. И двете се характеризират със стойност към дата. Съпоставянето между тях става графично.
Подготвителни етапи преди сключване на договор (Конкурс): Наименование; Дата на откриване на процедура; Срок за подаване на оферти; Списък с получени/изпратени оферти заедно с техните характеристики. Към обектите в системата се съхраняват електронно самите документи – файлове на Word, Excel, PDF и сканирани документи, съдържащи оферти, договори, фактури, платежни нареждания и др.
Групиране на конкурси и договори (Проект): Проектът е свързващо звено между множество конкурси и договори с обща цел. Проектът съдържа данни за начин на финансиране, срокове, цел на проекта, постигнати резултати и др.
Генериране на документи от шаблони
Често една организация периодично сключва типови договори за извършване на определени дейности, като разликите са в дати, срокове, суми, контрагенти. За улесняване на работата е предвидена възможност за генериране на текста на договора – документ на Word – от данните, въведени в системата, по шаблонен Word файл. При генериране на текста на договора системата попълва маркирани полета в шаблонния файл със съответните данни за конкретния договор, въведени в системата. Така се спестява механична работа по заместване на данни от един договор в друг и намалява възможността за допускане на грешки.
Известия за предстоящи събития
Почти всеки договор включва поне един, а често и повече етапи, които трябва да бъдат завършени в определен срок. Плащанията по всеки договор също имат свой график, често обвързан с изпълнението на етапите на договора. С натрупването на повече договори следенето на сроковете по всеки един от тях се превръща в сложна задача. Системата АКСТЪР ДОГОВОРИ разполага със система за известяване, която решава този проблем. Отговорните служители получават автоматични известия за наближаване на срок от клаузите на всеки един договор, което гарантира, че нито един срок няма да бъде забравен или изпуснат поради невнимание.
Достъп навсякъде и по всяко време
АКСТЪР ДОГОВОРИ е съвременна уеб-базирана система и се предлага с два модела на внедряване: като вътрешна (Intranet) система, разположена върху собствен сървър и обикновено достъпна само от вътрешната мрежа на организацията, или като услуга, достъпна през Интернет. Тъй като работата със системата се извършва през стандартен уеб браузър, за използването є не е необходима инсталация. С нея може да се работи от всеки компютър, таблет или мобилен телефон, след автентикация с потребителско име и парола. За допълнителна сигурност системата може да изисква потребителите да се автентикират със сертификат (напр. универсален електронен подпис).